ドキュメントコントロール

contents

• 定義
• なぜ重要か
• 最小ルール（紙・電子共通の「柱」）
• 実務フロー（雛形）
• 紅茶との関連（具体例）
  • 監査で見られがちなNG
• 🫖紅茶文脈での使い方
  • 💠例文
  • 💠用語解説

定義

食品安全マネジメントに関わる文書・記録を「正確・最新版・適切なアクセス」で維持する仕組みのことです。
対象は手順書・規程・様式（フォーム）・製造指図・規格書・ラベル版下・記録類（点検表/検査票/ログ）などです。
誤版の使用は誤作業・法令違反・監査不適合に直結するため、体系的管理が必須です。

文書（Document）＝「作業前に参照する指示・規程」
記録（Record）＝「作業後に残る証拠」
どちらもコントロール対象だが管理ルールが少し異なる（下記）。

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なぜ重要か

• 一貫性：現場・購買・品質・表示が同じ版で動く。
• 追跡性：誰が・いつ・何を改訂し、いつから有効かが遡れる。
• 監査適合：ISO 22000 / FSSC 22000 / HACCP の基盤要件。不適切だとメジャーになり得る。

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最小ルール（紙・電子共通の「柱」）

1. 版管理（Versioning）：文書番号・版（Rev.）・施行日・改訂履歴。
2. 作成→レビュー→承認のワークフロー（役割分担を明記）。
3. マスターリスト（Master List）：現行版の一覧台帳を1箇所で管理。
4. 配布・回収：配布先リスト（Distribution List）と旧版の回収・廃棄。
5. アクセス権：閲覧/編集/承認の権限制御。現場は閲覧のみが原則。
6. 表示：現場掲示・帳票には「文書番号／版／施行日」を必ず印字。
7. 保存・廃棄：保存期間・媒体・保管場所・廃棄方法（裁断/抹消）。
8. 変更管理（Change Control）：理由・影響範囲・教育・施行日を記録。
9. 監査証跡（Audit Trail）：電子なら更新ログ、紙なら署名・日付で残す。
10. バックアップ：電子は定期バックアップ、紙は耐火庫/スキャン複製など。

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実務フロー（雛形）

1. 作成 → レビュー（品質/生産/法規）→ 承認（責任者）→ 版発行（施行日設定）→
2. 配布（現場・購買・外部委託先）→ 教育（変更点周知）→ 旧版回収 → 保管/廃棄 →
3. 定期見直し（年1回など）→ 改訂（改訂理由と履歴を記載）。

様式（フォーム）は「番号付与→PDF固定→原本は共有フォルダ/紙の原紙」で独自改変を防止。

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紅茶との関連（具体例）

• 製造指図書：ロットごとの抽出条件/ブレンド比、最新版のみ配布し、旧版は速やかに回収。
• 金属検出/異物管理記録：日次点検・感度確認ログは原本回収→保存（改ざん防止）。
• HACCPプラン/OPRP手順：版と施行日を現場掲示、監査前に改訂差分を教育。
• 表示・版下：パッケージのアレルゲン/原産地は版管理し、版ずれ出荷を防止。
• 受入検査票/トレース台帳：COA・封印番号・入庫ロットを様式どおり記録。
• 委託先：外部小分け・保管会社にも配布版の統制（契約書で明記）。

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監査で見られがちなNG

• Excel版のローカル改変／印字に版・施行日が無い
• 現場掲示が旧版のまま・手書き修正
• 改訂したのに教育記録が無い
• 記録の保存期間切れ／保管場所が散在
• スキャンPDFで署名・日付が不鮮明（可読性NG）

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🫖紅茶文脈での使い方

💠例文

💠用語解説